交付決定の前に発注していませんか？決定前の契約は対象外です
行政書士 村田 圭採択されても、交付決定の前に発注したものは補助金の対象になりません。契約を結んだだけでも対象外です。
採択の通知が届いたので、すぐに機械を注文した。この順番でつまずく方がいらっしゃいます。流山市・柏市・松戸市の事例をもとに整理します。
この記事の結論
- 中小企業庁のミラサポplusは、交付決定の前に発注した経費は補助金の対象外としています
- 契約を締結しただけでも対象外と明記されています。納品や支払いの前でも同じです
- 採択と交付決定は別です。採択のあとに交付申請書を出し、審査を経て交付決定になります
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採択は、まだ出発点です
採択の通知を見ると、補助金が決まったように感じます。ただ、手続きとしてはここからもう一段あります。
ミラサポplusは流れをこう示しています。審査で補助金の交付に値すると判断された案件が採択となり、採択後に「交付申請書」を提出していただくことになります。そして交付申請書を事務局が審査して、「交付決定」となります。
動いてよいのは、この交付決定のあとです。採択の通知は「申請してよい」という知らせであって、「使ってよい」という知らせではありません。
発注だけでも、契約だけでも対象外です
ここがいちばん誤解されるところです。ミラサポplusはこの交付決定の前に発注した経費については「補助金の対象外」になりますとしたうえで、かっこ書きで契約を締結しただけでも対象外となりますと念を押しています。
つまり、まだ納品されていなくても、まだ1円も払っていなくても、注文した時点で外れます。支払いのタイミングを後ろにずらしても戻りません。
いつの行為を見られるのか
判断の材料になるのは、注文書や契約書に書かれた日付です。どの書類の日付が交付決定の前後どちらにあるかで決まります。
| やったこと | 交付決定の前にやると |
|---|---|
| 見積りを取る | 問題ありません。むしろ交付申請に必要です |
| 業者と打ち合わせる | 問題ありません |
| 注文書を出す | 対象外になります |
| 契約書を交わす | 対象外になります |
| 納品を受ける | その前の発注が決定前なので、対象外です |
| 代金を支払う | 支払いを後ろにずらしても戻りません |
見積りまでは進めてよい、注文からは止める。この線で覚えてください。
納品と支払いの側の線引きは、こちらにまとめています。補助金は納品まで終えれば対象？支払いを済ませないと経費になりません
補助金ごとに公募要領が別に定められており、事前着手が認められる制度もあります。自分が使う補助金の公募要領と、事務局の案内を必ず確認してください。税務の処理は税理士と税務署、労務や助成金の申請は社労士、紛争は弁護士が窓口になります。
よくある質問
Q. 採択の連絡が来たので、業者に「お願いします」と口頭で伝えました。契約書はまだです。
書面がなくても、内容が決まっていて双方が合意していれば契約は成立します。あとから書面の日付だけを交付決定の後ろに直しても、実際の取引の記録が残ります。この段階で止めて、事務局に経緯を伝えて相談してください。
Q. 納期が長い機械なので、交付決定を待つと事業期間に収まりません。
まず事務局に相談してください。補助金によっては事前着手の制度が用意されていることがあり、その場合も先に届出や承認が要るのが通常です。黙って発注してあとから認めてもらう形にはなりません。
Q. 交付決定の前に払った手付金は、あとから経費に入れられますか。
発注そのものが決定前であれば、その経費は対象外です。手付金の分だけを切り離して認めてもらう形にはなりません。交付決定を待ってから発注し直せるかを、業者と事務局の両方に確認してください。
ケースで確認
自分の進め方に置き換えて読んでみてください。答えは隠してあります。
ケース1 流山市の製造業です。採択の通知が届いた日に、申請書に書いた機械の注文書を業者に送りました。交付申請書はこれから出すところです。
ア 採択されているので、注文は問題ない
イ 交付決定の前の発注なので、その機械は対象外になる
ウ 納品を交付決定の後ろにずらせば対象になる
答えと解説を開く
答え：イ
交付決定の前に発注した経費は対象外とされています。採択と交付決定は別の段階で、採択のあとに交付申請書を出し、事務局の審査を経て交付決定になります。
アは、採択を交付決定と同じものだと見ています。ウは、見られているのが発注の日付である点を落としています。納品や支払いを後ろにずらしても、発注が前なら戻りません。
ケース2 柏市の小売店です。交付決定を待っているあいだに、申請に使った見積りの有効期限が切れそうです。業者に頼んで見積りを取り直そうと考えています。
ア 見積りの取り直しも発注に当たるので、決定を待つ
イ 見積りを取ること自体は発注ではないので、進めてよい
ウ 見積りを取り直すと、申請の内容を変えたことになる
答えと解説を開く
答え：イ
対象外になるのは発注や契約であって、見積りを取る行為ではありません。交付申請には見積りが要るので、むしろ必要な作業です。
アは、禁止の範囲を広く取りすぎています。ウについては、金額や仕様が変わるなら計画変更の手続きを考える場面になりますが、同じ内容で期限だけを更新するのとは分けて考えてください。
ケース3 松戸市の飲食店です。交付決定の前に業者と契約書を交わしてしまいました。まだ納品も支払いもしていません。
ア 納品前なので、契約書を破棄して結び直せば問題ない
イ 契約を締結しただけでも対象外とされているので、事務局に相談する
ウ 支払いがまだなので、そのまま進めてよい
答えと解説を開く
答え：イ
ミラサポplusは、契約を締結しただけでも対象外となりますと明記しています。納品や支払いの有無は条件に入っていません。
アのように書類を作り直す形は、実際の経緯と合わない書類を残すことになります。ウは、支払いの時点で判断されるという読み方です。見られているのは発注と契約の時点です。まず事務局に経緯を伝えてください。
流山市での事例
流山市の製造業の方から、採択されたので手続きを手伝ってほしいというご相談がありました。お話をうかがうと、通知が届いた翌日に業者へ注文書を送っていました。
ご本人は採択を「補助金が決まった」という意味で受け取っていました。気持ちはよく分かります。ただ、交付申請も交付決定もこれからでした。すぐに事務局へ連絡し、経緯を伝えたうえで、どう扱うかの指示を受ける形にしました。
柏市や松戸市でも、同じ段階での相談をいただきます。急いで動いた方ほど、ここに当たります。
ワンポイントアドバイス
採択の通知が届いたら、業者に「交付決定が出るまで発注はできない」と先に伝えてください。業者の側が気を利かせて手配を始めてしまうことがあります。伝えた日付をメールで残しておくと、あとで経緯を説明できます。
交付決定のあとに内容を変えたくなった場合は、別の手続きが要ります。こちらにまとめています。補助金で買うものを変えたい？単価50万円以上は先に承認が要ります
まとめ
- 交付決定の前に発注した経費は、補助金の対象外とされています
- 契約を締結しただけでも対象外です。納品も支払いもしていなくても同じです
- 採択と交付決定は別の段階です。採択のあとに交付申請書を出します
- 見積りを取ることや打ち合わせは、交付決定の前でも進められます
- 事前着手の制度がある補助金もありますが、先に届出や承認が要るのが通常です
自力で進める場合につまずきやすいのは、採択の通知を受け取った日の高揚感です。いちばん動きたくなる日が、いちばん動いてはいけない日になっています。
当事務所は、流山市・柏市・松戸市を中心に、補助金の交付申請と実績報告の書類作成をお手伝いしています。制度ごとの細かい取扱いは事務局の判断になりますので、確認の進め方を含めてご案内します。
採択の通知が届いた段階でも構いません。当事務所へのご相談はHPまたは公式LINEから24時間受け付けております。
是非お気軽にご相談ください。
複雑な手続きは専門家にお任せください。初回相談は無料です。
