定款認証の前に出す申告書があります。実質的支配者となるべき者です
行政書士 村田 圭株式会社の定款を公証役場で認証してもらうとき、定款のほかに出す書類があります。会社を実質的に支配することになる人を、名前と住所つきで公証人に申告するものです。
定款の文面だけ用意すれば認証は済むと思っていた、といったことはありませんでしょうか。流山市・柏市・松戸市で会社を作られる方からのご相談をもとに整理します。
この記事の結論
- 株式会社、一般社団法人、一般財団法人の定款認証では、実質的支配者となるべき者の申告が必要です
- 申告するのは氏名・住居・生年月日等と、その人が暴力団員等に該当するかどうかです
- 合同会社は定款認証そのものが要らないため、この申告もありません
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定款のほかに、申告書が1枚いります
日本公証人連合会の説明では、この取り扱いはこう書かれています。定款認証の嘱託人は、法人成立の時に実質的支配者となるべき者について、その氏名、住居及び生年月日等と、その者が暴力団員及び国際テロリストに該当するか否かを公証人に申告していただくことになっています。
始まったのは平成30年11月30日からです。公証人法施行規則が改正され、株式会社、一般社団法人、一般財団法人の定款認証の方式が変わりました。
趣旨も書かれています。法人の実質的支配者を把握することで法人の透明性を高め、暴力団員等による法人の不正使用を抑止するための措置です。
つまり、この申告は会社の中身を審査するものではありません。背後に誰がいるのかをはっきりさせるための手続きです。設立の内容に問題がなければ、紙が1枚増えるだけで終わります。
「実質的支配者」は、持株の割合で決まります
では誰を書くのか。日本公証人連合会の説明では、実質的支配者とは法人の事業経営を実質的に支配することが可能となる関係にある個人をいい、犯罪による収益の移転防止に関する法律の施行規則で定義されているとされています。
株式会社の順番はこうです。まず株式の50%を超えて持つ個人。いなければ25%を超えて持つ個人。それもいなければ事業活動に支配的な影響力を持つ個人。それもいなければ代表取締役が該当します。
ここで押さえておきたいのは、該当者がいない場合がないことです。株主が分散していても、最後は代表取締役が残ります。「うちは誰も過半数を持っていないので対象外です」とはなりません。
一般社団法人と一般財団法人は順番が2段です。事業活動に支配的な影響力を持つ個人、いなければ代表理事が該当します。持株という考え方がない法人なので、形が変わります。
| 法人の種類 | 定款認証 | この申告 |
|---|---|---|
| 株式会社 | 必要 | 必要 |
| 一般社団法人 | 必要 | 必要 |
| 一般財団法人 | 必要 | 必要 |
| 合同会社 | 不要 | なし |
出すのは「定款認証の嘱託までに」です
タイミングについて、日本公証人連合会はこう書いています。申告は定款認証の嘱託までに行う必要があります。そのうえで、迅速かつ的確な定款認証・法人設立を実現するためにも、定款案の点検を公証人に依頼される際に併せて申告してほしい、と続きます。
ここが実務の分かれ目になります。嘱託の当日に持っていっても形式上は間に合いますが、公証役場は事前に定款案を見て直しを入れる流れになっています。定款案を送るときに申告書も一緒に送るのが、いちばん待ち時間が短い進め方です。
申告書の様式は日本公証人連合会のサイトからダウンロードできます。株式会社用と、一般社団・一般財団用が別になっています。項目だけを埋める形式と、項目名も変えられる自由な形式が用意されています。
認証が通ると、認証文に申告したことが書き加えられます。従来の認証文に嘱託人は、本職に対し、設立される法人の実質的支配者となるべき者が○○である旨及び同人が暴力団員等でない旨を申告したという趣旨の文言が付く形です。
該当するおそれがあると、説明を求められます
申告した人が暴力団員等に該当する、または該当するおそれがあると認められる場合はどうなるか。日本公証人連合会の説明では、嘱託人または実質的支配者となるべき者が申告内容等に関し公証人に必要な説明をしていただくことになりますとされています。
説明をしても、暴力団員等に該当する者が実質的支配者であり、その法人の設立行為に違法性があると認められる場合には、公証人は認証することができません。申告がない場合や、申告はあっても説明自体がない場合も同じ扱いになります。
逆に言えば、該当しないと認められれば、通常どおり認証されます。申告書を出すこと自体が審査の対象になるわけではありません。
なお、設立登記の手続きそのものは司法書士の領域です。当事務所は定款の作成と認証の嘱託までをお引き受けし、登記は司法書士へ、税務は税理士へおつなぎしています。
実質的支配者の申告でよくある質問
発起人が1人だけの会社でも出すのですか
出します。株式を1人で持つのであれば、その人が50%を超えて持つ個人にあたるので、迷う場面も少ないはずです。人数が少ないから省けるという仕組みではありません。なお、1人で設立する場合は発起人と代表取締役と実質的支配者が同じ人になることが多く、書く内容もそろいます。
株主に法人が入っている場合はどう書きますか
実質的支配者は個人を指すので、親会社の名前を書いて終わりにはなりません。その法人をたどって、最終的に支配している個人まで届く必要があります。株主構成が多層になっているときは、定款案を送る前に公証役場へ相談しておくと手戻りが減ります。
合同会社でも何か申告は要りますか
合同会社は定款認証が不要なので、この申告の場面自体がありません。ただし、設立後に金融機関で口座を開くときに実質的支配者を届け出る場面はあります。公証役場での申告がないことと、どこでも聞かれないことは別の話です。
実質的支配者の申告をケースで確認
自分の案件に置き換えて読んでみてください。答えは隠してあります。
ケース1 流山市で株式会社を設立します。発起人は3人で、出資の割合は40%、35%、25%です。代表取締役には40%を出す方が就きます。実質的支配者となるべき者は誰になるでしょうか。
ア 40%を出す代表取締役。株式の50%を超える個人がいないため、25%を超える個人のうち最多の1人になる
イ 40%の方と35%の方の2人。どちらも25%を超えているため両方が該当する
ウ 3人全員。出資している個人はすべて該当する
答えと解説を開く
答え：イ
順番は、50%を超える個人、いなければ25%を超える個人、です。このケースでは50%を超える人はいませんが、40%と35%の2人が25%を超えています。該当者が複数になる場合は、その全員を申告します。1人に絞る決まりはありません。
アは、最多の1人に絞ると考えています。割合の大小で順位を付ける仕組みではないので、ここが違います。ウは25%の方も入れています。25%を超えていないため、この段では該当しません。境目の数字は「25%を超える」で、ちょうど25%は含みません。
ケース2 柏市で合同会社を作ります。出資者は2人で、どちらも業務執行社員になります。公証役場で何をすればよいでしょうか。
ア 定款認証を受け、あわせて実質的支配者となるべき者の申告をする
イ 公証役場での手続きはない。定款認証が不要な法人形態である
ウ 定款認証は不要だが、実質的支配者の申告だけは公証役場で行う
答えと解説を開く
答え：イ
この申告は定款認証の手続きの中で行うものです。合同会社は定款認証を受けないため、公証役場に行く場面がありません。株式会社と同じ流れだと思って予約を入れると、1日分の予定が空きます。
アは株式会社の流れをそのまま当てています。ウは申告だけが独立してあると考えていますが、この申告は認証の嘱託に付いてくるものです。認証がなければ申告もありません。
ケース3 松戸市で株式会社を設立します。定款案を自分で作り、公証役場の予約日にそれを持っていくつもりでいます。実質的支配者の申告書は当日に窓口で書く予定です。この進め方の問題はどこでしょうか。
ア 申告書は当日では間に合わない。嘱託の前日までに提出する決まりになっている
イ 間に合うが、定款案の点検と一緒に出すほうが早い。当日に定款の直しが出ると持ち帰りになる
ウ 申告書は認証後に提出するものなので、当日に書くのは早すぎる
答えと解説を開く
答え：イ
日本公証人連合会は、申告は定款認証の嘱託までに行う必要があるとしたうえで、定款案の点検を依頼する際に併せて申告してほしいと書いています。当日でも形式上は間に合いますが、定款案に直しが入ると認証そのものが次回に回ります。先に送っておけば、直しと申告の確認を同じやり取りで終えられます。
アは前日までという期限を作っています。そのような決まりはありません。ウは順番が逆です。認証の前に申告があり、申告したことが認証文に書き加えられます。
流山市の設立のご相談から
流山市で会社を作られる方から、公証役場の予約が取れたので定款を持っていくというご連絡をいただいたことがあります。ご本人で進めておられた案件でした。
うかがうと、実質的支配者の申告書はご存じありませんでした。出資は3人で割れており、誰を書くかの整理も必要でした。定款案と申告書を先に送り、公証人からの直しを受けてから予約を入れ直しています。
結果として認証は1回で終わりました。定款案を送る段階で申告書を添えるかどうかで、公証役場に行く回数が変わります。
定款認証でつまずかないためのワンポイントアドバイス
株主の割合が決まった時点で、申告書を先に下書きしてください。定款の文面よりも早く固まることが多い部分です。
そして、該当者が複数になるかどうかを早めに確認してください。25%を超える人が2人以上いる場合は全員分を書きます。人数が増えるのは、住所と生年月日を集める手間が増えるという意味です。遠方の出資者がいるときは、ここに日数がかかります。
法人が株主に入る場合は、たどる作業が加わります。株主構成が決まった日に公証役場へ一度相談しておくと、やり直しが起きません。
実質的支配者となるべき者の申告のまとめ
- 株式会社、一般社団法人、一般財団法人の定款認証で申告が必要です
- 申告するのは氏名・住居・生年月日等と、暴力団員等に該当するかどうかです
- 株式会社は50%超、25%超、支配的な影響力、代表取締役の順で決まります
- 該当者が複数になる場合は全員を申告します
- 定款案の点検を依頼するときに一緒に出すのが早い進め方です
自力で進めてつまずくのは、公証役場の予約日まで申告書の存在に気づかない場面です。定款の直しと重なると、認証がもう1回先に延びます。
行政書士むらた事務所では、流山市・柏市・松戸市を中心に（内容によってはオンラインで全国対応）、定款の作成と公証役場への認証の嘱託、設立後の許認可申請をお引き受けしています。
設立登記は司法書士へ、税務は税理士へ、労務や社会保険の手続きは社労士へおつなぎします。
「誰を書けばよいか分からない」の状態で構いません。初回相談は無料です。当事務所へのご相談はHPまたは公式LINEから24時間受け付けております。
あわせて、定款の認証に公証役場へ行きますか？ウェブ会議が原則になっていますもご覧ください。
是非お気軽にご相談ください。
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