その記録、まだ捨てられません。在宅医療と介護で違う保存期間と「完結の日」
office-murataこんにちは。
千葉県流山市の行政書士むらた事務所圭です。
書類の保管場所が足りません、というご相談をよく受けます。
何年で捨ててよいかは書類ごとに違い、しかも数え始める日も違います。
流山市・柏市・松戸市の事例をもとに整理します。
この記事の結論
- 診療録は完結の日から5年とされ、他の記録とは年数が違います
- 介護保険の記録は完結の日から2年が基準とされます
- 市町村の条例で5年など、より長く定めている例があります
お急ぎの方は一度以下HPまたはLINEから、お気軽にお問い合わせください。
複雑な手続きは専門家にお任せください。初回相談は無料です。
医療と介護で、年数が違います
在宅の現場では、医療の書類と介護の書類が同じ棚に並びます。
ところが根拠になる決まりが別なので、年数もそろいません。
診療録は医師法により、完結の日から5年とされます。
一方、看護記録やエックス線写真は医療法施行規則により2年とされます。
処方箋は調剤済みの日から3年とされ、診療報酬明細書は3年とされます。
同じ患者さんの一件でも、書類ごとに捨てられる時期が違うということです。
介護は2年。ただし地域で伸びます
介護保険のサービスについては、運営基準で完結の日から2年とされるのが基本です。
サービス提供の記録、計画書、医師の指示文書、苦情や事故の記録などが対象とされます。
注意が要るのは、市町村の条例でこれより長く定めている場合があることです。
5年としている保険者もあるとされます。
国の基準だけを見て2年で処分すると、指導の際に足りないと言われることがあります。
事業所のある市町村の条例を、一度確認しておいてください。
数え始めるのは、作った日ではありません
ここが最も誤解されます。
多くの記録は、完結の日から数えるとされます。
完結の日とは、その方への一連のサービスが終わった日を指すとされます。
契約の解除、他の施設への入所、お亡くなりになった場合などが、これにあたるとされます。
長くお付き合いのある利用者様であれば、十年前の記録でもまだ完結していないことになります。
作成した日から数えて処分すると、必要な期間を満たしません。
逆に、ご利用が終わった方の記録は、そこから年数を数え直すことになります。
個人情報の取扱いや廃棄の方法については、専門の事業者や自治体の窓口へご確認ください。
主な保存期間
診療録 → 完結の日から5年（医師法）
看護記録・エックス線写真 → 2年（医療法施行規則）
処方箋 → 調剤済みの日から3年 ／ 診療報酬明細書 → 3年
介護保険の記録 → 完結の日から2年（条例で5年の例あり）
よくある質問
Q. 電子で保存してもよいですか。
要件を満たせば認められるとされます。窓口へご確認ください。
Q. 迷ったら長いほうに合わせてよいですか。
差し支えないのが通例です。管理の手間と相談してください。
Q. 廃業したときはどうしますか。
保存の義務が残るとされます。取扱いをご確認ください。
理解度チェッククイズ
Q1. 診療録の保存期間はどれでしょう。
A. 2年
B. 3年
C. 5年
答えを見る
正解：C。医師法によるとされます。
Q2. 介護保険の記録は何年から数えるでしょう。
A. 作成した日
B. 完結の日
C. 年度の末日
答えを見る
正解：B。一連のサービスが終わった日です。
Q3. 市町村の条例ではどうなっているでしょう。
A. 国より短いことがある
B. 国より長いことがある
C. 条例では定められない
答えを見る
正解：B。5年としている例があります。
体験談・事例
松戸市の事業所様から、二年を過ぎた書類を処分してよいかとご相談を受けたことがあります。
伺うと、まだご利用が続いている方の記録が混ざっていました。
作成日で仕分けていたためです。
完結していない以上、二年は始まってもいませんでした。
処分の直前にご相談いただけたのが幸いでした。
ワンポイントアドバイス
書類を綴じるとき、利用者ごとにまとめておいてください。
年度ごとに綴じると、完結の日で数える書類を取り出せなくなります。
ご利用が終わった方のファイルに終了日を書いた紙を挟んでおけば、その日から数えるだけで処分の可否が分かります。
仕分けの手間は、最初に一度だけで済みます。
あわせて、書類の種類ごとに年数を書いた一覧を棚に貼っておくと、担当者が代わっても判断がぶれません。
まとめ
- 診療録は5年、看護記録は2年など、書類ごとに年数が違うとされます
- 介護保険の記録は2年が基本ですが、条例で長く定める例があります
- 多くは完結の日から数えるため、作成日で処分すると足りません
ここまでが保存期間の骨組みです。
ただし実務では、紙と電子が混在している事業所が多く、どちらをいつまで残すかで運用が複雑になります。
運営規程や個人情報の取扱規程に、保存期間と廃棄の手順まで書き込んでおかないと、担当者が変わったときに引き継がれません。
書類が増え続けて保管場所を圧迫している、という形で表面化することが多い部分です。
行政書士むらた事務所では、流山市・柏市・松戸市を中心に（ご相談内容によってはオンラインで全国対応）、運営規程や各種規程の整備、指定申請や変更届の作成をお引き受けしています。
診療録の記載内容や医療上の判断については、連携先の医療機関へおつなぎします。
「この書類はいつまで置くのか」の確認だけのご相談で構いません。
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