採択の通知で発注してしまう事故。補助金は交付決定まで買ってはいけません
office-murataこんにちは。
千葉県流山市の行政書士むらた事務所です。
採択されました、と喜んで設備を発注してしまう。補助金でいちばん多い事故がこれです。
まだ買ってはいけない期間があります。
流山市・柏市・松戸市の事例をもとに整理します。
この記事の結論
- 発注や契約は交付決定のあとに行うのが原則とされます
- 採択と交付決定は別の段階で、採択だけでは着手できません
- 事前の着手が認められる制度は、あっても限られた補助金だけとされます
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採択は、まだ入口です
通知が届くと、これで決まったと感じます。
ところが補助金の手続きには、段階が二つあります。
採択は事業計画そのものが認められた段階で、金額はまだ確定していません。
そのあとに見積書などを提出し、経費の一つひとつが審査されます。
ここを通って初めて交付決定となるとされます。
交付決定の通知に書かれた額が、実際の上限です。
採択の通知だけを見て動くと、対象にならない買い物をすることになります。
買ってはいけないのは、支払いだけではありません
交付決定より前に支払ったものが対象外になる、というところまでは知られています。
落とし穴はその手前です。
発注や契約をした時点で、着手したとみなされる扱いが通例です。
注文書を出した、申込書に署名した、着手金を入れた。
どれも交付決定より前であれば、その経費は対象から外れることがあります。
支払いは決定後にするから大丈夫、という理解は危ういとお考えください。
見積を取るだけであれば問題にならないのが通例ですが、判断に迷う場面は事務局へご確認ください。
例外はありますが、あてにはできません
補助金によっては、事前着手を認める仕組みが置かれていることがあります。
事務局の承認を受けたうえで、決定前の経費を対象にできるという制度です。
ただし、これはすべての補助金にあるものではなく、置かれていない補助金のほうが多いとされます。
承認を受けても採択が保証されるわけではないため、不採択なら自費でやり切る覚悟が要ります。
制度の有無と条件は公募のたびに変わるため、その回の公募要領で必ず確認してください。
補助金にかかる税務や会計処理は税理士へおつなぎします。
動いてよい時期
申請 → 採択（計画が認められた段階。まだ発注しない）
→ 経費の審査 → 交付決定（ここから発注してよい）
→ 発注・契約・支払い → 実績報告 → 入金
よくある質問
Q. 見積を取るのも駄目ですか。
見積の取得は通常問題ないとされます【要確認】。問題になるのは発注、契約、購入といった行為です。むしろ申請の段階で見積が必要になるため、取ること自体は前提になっています。ただし書面に注文請書などの文言が入ると発注とみなされかねないので、名称にはご注意ください。
Q. 交付決定まで何日かかりますか。
補助金と公募の回次で異なります【要確認】。採択の発表から交付決定まで、さらに1か月前後かかる制度もあります。採択されたら発注してよいと誤解しやすいところですが、採択と交付決定は別の手続きです。決定通知の日付を必ずご確認ください。
Q. 決定前に納品されたらどうなりますか。
対象外とされることがあります【要確認】。とくに納品書や検収書の日付が交付決定より前だと、指摘を受けやすくなります。発注の時期だけでなく、納品と支払いの日付もそろえて管理してください。業者の都合で前倒しになることがあるため、事前に伝えておくのが安全です。
理解度チェッククイズ
Q1. 発注してよいのはどの段階からでしょう。
A. 申請したあと
B. 採択されたあと
C. 交付決定のあと
答えを見る
正解：C。採択はまだ入口です。
Q2. 支払いは決定後、発注は決定前。これはどうでしょう。
A. 問題ない
B. 対象外になることがある
C. 半額だけ対象
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正解：B。発注の時点で着手とみなされます。
Q3. 事前着手の制度はどうでしょう。
A. すべての補助金にある
B. 限られた補助金にだけある
C. 存在しない
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正解：B。公募要領で毎回確認が要ります。
体験談・事例
柏市の事業者様から、採択の通知が届いた翌日に機械を発注したというお話を伺ったことがあります。
納期が半年先だったため、早く押さえたいお気持ちは分かります。
ただ交付決定はその三週間後でした。
発注書の日付が動かせず、その一台は補助の対象から外れました。
納期の都合は、残念ながら理由になりません。
ワンポイントアドバイス
採択の通知が届いたら、まず販売店に「交付決定までは発注できない」と伝えてください。
そのうえで、決定が出たらすぐ動けるよう、見積と仕様だけ先に固めておきます。
納期が心配な場合は、在庫の確保だけ口頭でお願いし、書面のやり取りは決定後に回すという進め方があります。
日付が残る行為を先にしないことが要点です。
まとめ
- 発注や契約は交付決定のあとに行うのが原則とされます
- 採択と交付決定は別で、採択だけでは金額も確定していません
- 事前着手の制度は限られており、その回の公募要領での確認が要ります
ここまでが時期のルールです。
ただし実務では、納期の長い設備をどう押さえるか、決定後の短い期間でどう発注を進めるかという段取りのほうが難しくなります。
交付決定から事業完了までの期限も決まっているため、決定を待つあいだに準備をどこまで進めておけるかで、そのあとの余裕が変わります。
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